États généraux de la lutte contre le cancer au Québec

Politique de remboursement

La présente politique d'aide à la participation s'applique aux participants inscrits aux États généraux de la lutte contre le cancer au Québec à titre de membre du public*. La Coalition Priorité Cancer s'engage à couvrir une partie des dépenses liées aux frais de transport et d'hébergement aux participants qui répondent à certaines conditions relatives à la distance entre leur lieu de résidence et le centre-ville de Montréal.

Nous vous invitons à consulter les deux sous-sections suivantes pour en savoir davantage sur l'aide financière.

1. Suis-je éligible à l'aide?
2. Comment procéder si je suis éligible à l'aide?

* Les participants inscrits en tant que représentants officiels d'une organisation ne sont pas admissibles à l'aide financière. Veuillez noter que toutes les ententes sur les modalités d'aide offertes aux membres du public devront être conclues avec le Bureau d'accueil et d'inscription des États généraux .

1. Suis-je éligible à l'aide?
Éligibilité selon votre zone géographique

Tout d'abord, pour déterminer si vous êtes éligible à l'aide, vous devez connaître la distance qui sépare votre ville de résidence du centre-ville de Montréal. Pour ce faire, veuillez vous rendre sur le site du Ministère des transports afin d'utiliser le calculateur de distances routières : http://www.mtq.gouv.qc.ca/fr/information/distances/index1.php ou communiquez avec le bureau d'accueil et d'inscription.

Sur la page du site du Ministère des transports, dans la case Origine, veuillez choisir la ville où vous résidez, puis dans la case Destination, choisissez « Montréal (centre-ville) », tel qu'indiqué dans l'exemple ci-dessous.

Une fois la distance connue, vous serez en mesure de déterminer dans quelle zone vous habitez et ainsi connaître votre éligibilité à l'aide.

Zone 1
La zone géographique 1 comprend toutes les villes se situant à moins de 100 km du centre-ville de Montréal.

Les gens résidant à l'intérieur de la zone 1 ne sont pas éligibles à l'aide financière pour leurs frais de transport et d'hébergement.

Zone 2
La zone géographique 2 comprend toutes les villes se situant entre 100 et 300 km du centre-ville de Montréal.

Les gens résidant à l'intérieur de la zone 2 ont droit à :

1 nuit d'hébergement
Transport payé jusqu'à Montréal

Zone 3
La zone géographique 3 comprend toutes les villes se situant à plus de 300 km du centre-ville de Montréal.

Les gens résidant à l'intérieur de la zone 3 ont droit à :

2 nuits d'hébergement**
Transport payé jusqu'à Montréal

**Le nombre de nuits d'hébergement offert sera conditionnel au mode de transport utilisé, selon les ententes avec le Bureau d'accueil et d'inscriptions. Dans le cas du transport avec les autobus nolisés par la Coalition, les modalités d'hébergement seront soumises à l'horaire du transport. Par exemple, si vous obtenez une place dans un autobus nolisé par la Coalition qui vous amènera à Montréal le vendredi 28 septembre et qui repartira dans la soirée du samedi 29 septembre, vous aurez droit à une nuit d'hébergement et non deux.

2. Comment procéder si je suis éligible à l'aide ?
Les modalités de l'aide

Une fois que vous avez envoyé votre fiche d'inscription complétée, accompagnée du paiement des frais d'inscription, et que vous avez vérifié votre éligibilité, vous devez communiquer avec le Bureau d'accueil et d'inscription des États généraux afin qu'il vous guide dans les procédures de réservation.

Coalition Priorité Cancer au Québec
Téléphone : 1 888 726-8302
Télécopieur : 514 868-0608
Courriel : coalitioncancer@fqc.qc.ca

Toutefois, avant de nous contacter, nous vous suggérons de prendre connaissance des modalités de l'aide qui suivent concernant l'hébergement et le transport.

Hébergement
Les États généraux étant un événement à but non lucratif avec des moyens financiers limités, nous demandons aux participants qui peuvent être hébergés gratuitement chez des proches de la région de Montréal de bien vouloir choisir cette option. En agissant ainsi, vous nous permettrez d'aider d'autres participants réellement dans le besoin.

Les participants des zones 2 et 3 qui nécessitent de l'aide pour l'hébergement doivent communiquer avec le Bureau d'accueil et d'inscription (voir coordonnées ci-dessus) afin de réserver une chambre d'hôtel. Nous nous ferons un plaisir d'arranger les détails de votre réservation avec vous et de vous assigner une chambre fournie par nos partenaires hôteliers.

À noter : Il est donc obligatoire de nous contacter pour être éligible à l'aide à l'hébergement. Toute réservation effectuée sans l'accord préalable du Bureau d'accueil et d'inscription des États généraux sera exclue de l'aide à la participation.

Transport
Dans l'ordre, nous privilégions les solutions suivantes en terme de transport pour vous rendre aux États Généraux :

1. Autobus nolisé par la Coalition qui partira de la ville la plus proche de votre lieu de résidence. Vous devrez assumer votre transport jusqu'au point de départ indiqué.

2.Paiement ou remboursement du billet de train ou d'autobus, en fonction des ententes le Bureau d'accueil et d'inscription des États généraux.

3.Utilisation de votre propre voiture - remboursement selon un montant forfaitaire déterminé en fonction du nombre de km parcouru. Si vous choisissez cette option, nous vous invitons à favoriser le covoiturage.

Chacune de ces options ne sera considérée valable que si l'option précédente n'est pas disponible. Par exemple, l'option 3 ne sera possible que si les deux options précédentes (1 et 2) ne peuvent être utilisées.

Tout comme pour l'hébergement, vous devez contacter le Bureau d'accueil et d'inscription des États généraux afin de connaître les possibilités de transport qui s'offrent à vous dans votre région et prendre les arrangements nécessaires.

Téléchargez la version imprimable de la politique d'aide à la participation